Virtuelle Schalter ersetzen den Gang ins Gemeindehaus
«Vielerorts ist man sich zu wenig bewusst, wie sehr sich unser Berufsbild verändern wird.» Bennie Lehmann, stellvertretender Gemeindeschreiber von Pfäffikon findet klare Worte, wenn es um die Zukunft von Verwaltungsangestellten geht. «Wenn man sich gegen den Fortschritt der Digitalisierung wehrt, kann man ihn zwar etwas verzögern, doch danach kommt nur ein umso härterer Bruch.»
Auch in der Stadt Uster macht man sich solche Gedanken. Dort soll die Verwaltung reformiert und zu einer digitalen «Smart City» werden (wir berichteten). Während die anstehende Umstrukturierung Usters erstes Grossprojekt im Digitalbereich ist, hat man in der Gemeinde Pfäffikon schon vorgesorgt.
Digitalisierung stellt Ustermer Verwaltung auf den Kopf
25.11.2019
Schritt hin zur «Smart City»
Uster setzt auf die digitale Schiene und will die Verwaltung reformieren. Beitrag in Merkliste speichern Eine neue Geschäfts- und Dokumentenverwaltung-Software wurde bereits im Jahr 2013 eingeführt. Diese beinhaltet für die Behörden ein elektronisches Sitzungsmanagement inklusive Vorbereitung, sagt Bennie Lehmann. «Verwaltungsintern wurden in den letzten Jahren bereits viele Prozesse digitalisiert.»
Gemeinsam mit Gemeindeschreiber Hanspeter Thoma und dem Pfäffiker Gemeinderat hat Lehmann unter dem Titel «Verwaltung macht sich fit für die Zukunft» ein weiteres Massnahmenpaket ausgearbeitet. Damit will Pfäffikon eine Vorreiterrolle in Sachen moderner Gemeindeverwaltung einnehmen. Und erste Folgen sind entgegen der Massnahmen in Uster bereits im neuen Jahr für die Bevölkerung spürbar: Für die Gemeindeverwaltung gibt es bald neue Öffnungszeiten.
Konzentrierte Zeitfenster
«Ein Grossteil der Bevölkerung kommt höchstens einmal pro Jahr spontan vorbei», so Hanspeter Thoma. In solchen Fällen resultiere der Besuch meist in einem längeren Gespräch mit einer Fachperson. «Der Rest der Geschäfte kann über unsere Website abgewickelt werden.» Als Beispiele für Abteilungen, die schon verstärkt digital ausgebaut sind, nennt er etwa das Einwohneramt oder die Gemeinderatskanzlei.
Dieser Verschiebung soll mit angepassten Öffnungszeiten Rechnung getragen werden. Ab 2020 bleiben Dienstag, Mittwoch und Freitag die Schalter am Nachmittag zu. Dafür ist die Verwaltung am Montag und Donnerstagnachmittag bereits von 13 Uhr und dafür bis 18.30 Uhr geöffnet. Insgesamt wird die Öffnungszeit während einer Woche damit um 1,5 Stunden gekürzt. Einzelgespräche auf Anmeldung seien aber auch weiterhin an allen Nachmittagen möglich.
«Dass Gesuche immer mehr elektronisch erfolgen, hat positive Auswirkungen auf Personalkosten, Papier, Postgebühren oder Büroeinrichtungen.»
Bennie Lehmann, stellvertretender Gemeindeschreiber
Durch diese Anpassung steige die Effizienz in den Abteilungen, da man sich auf eine Sache konzentrieren könne, ohne durch Besucher am Schalter aus dem Arbeitsprozess gerissen zu werden, sagt Lehmann. Dieser Wunsch sei auch von Angestellten geäussert worden. «Die Branche kämpft mit Fachkräftemangel – mit dem neuen System können wir den Mitarbeitern eine neue, attraktive Flexibilität anbieten.»
Löhne mit Effizienz kompensieren
Weiter führt die Gemeindeverwaltung ein neues Lohnentwicklungssystem ein. Dieses ist transparent und geschlechterneutral aufgebaut. «So können die Mitarbeitenden jederzeit ihre persönliche Lohnentwicklung nachvollziehen, basierend auf Leistungsbeurteilung, Alter und eigener Berufserfahrung», sagt Lehmann, der das Dokument ausgearbeitet hat.
Profiteure sind jüngere Mitarbeitenden sowie langjährige Angestellte, die nicht durch einen Stellenwechsel Lohnerhöhungen erzielen konnten. Dem gegenüber stagnieren die Löhne ab Mitte Fünfzig. «Durch den Lohnsystemwechsel fallen während drei Jahren Mehrkosten von insgesamt 350’000 Franken an», sagt Lehmann. «Dabei liegen die Löhne im kantonalen Durchschnitt», fügt Thoma hinzu. «Wir wollen unsere Leute nicht vergolden.» Bei jährlich rund 7 Millionen Franken an Personalkosten sei ein Mehraufwand von 350’000 Franken kein riesiger Kostensprung. «Und zudem mit Effizienzsteigerung kompensierbar.»
Weniger Möbel dank papierlosem Arbeiten
Die Digitalisierung soll weiter vorangetrieben werden. Einerseits im Sinne eines möglichst papierlosen Arbeitsalltags. «Dass Gesuche und Eingaben immer mehr elektronisch erfolgen, vereinfacht die Weiterbearbeitung», so Lehmann. «Diese Entwicklung hat positive Auswirkungen auf die Personalkosten und den Aufwand für Papier, Postgebühren oder Büroeinrichtungen.» Heute seien die Akten bereits zu 80 Prozent digitalisiert. «Man spürt dies tatsächlich, indem wir weniger Möbel brauchen und damit neue Fläche für Arbeitsplätze erhalten», sagt Gemeindeschreiber Thoma.
«Die Mitarbeitenden müssen mitziehen. Da gehören Behördenvertreter und Gemeinderäte genauso dazu.»
Marco Hirzel (SVP), Pfäffiker Gemeindepräsident
Andererseits hat die Weiterentwicklung der Onlineangebote höchste Priorität. Darum soll nebst internen Programmen auch die Gemeindewebsite im nächsten Jahr erneuert werden. «Momentan kann man am Online-Schalter zwar schon gewisse Dokumente herunterladen, doch personenspezifisch oder wirklich interaktiv ist das Angebot noch nicht», sagt Toma. Zukünftig soll man stichwortartig durch die Programme geführt werden, inklusive der Vernetzung auf die Websites von Kanton oder Bund. «Dazu gehören in einem späteren Stadium auch Bezahlmöglichkeiten wie etwa Twint», fügt Bennie Lehmann hinzu.
«Pilotprojekt» oder «Vorreiterrolle»: Diese Begriffe fallen bei den Ausführungen immer wieder. Dabei würden die Kosten der Pfäffiker Verwaltung nach eigenen Aussagen bereits heute teilweise deutlich unter dem Durchschnitt liegen. Effizienter, günstiger, besser – zu welchem Preis?
Für Gemeindepräsident Marco Hirzel (SVP) ist klar: «Die Mitarbeitenden müssen mitziehen. Da gehören Behördenvertreter und Gemeinderäte genauso dazu.» Gleichzeitig gelte es, vorsichtig zu bleiben. «Man muss auch mal sagen können, wenns genug ist», so Bennie Lehmann und kommt auf die Gesundheit der Angestellten zu sprechen. Themen wie Burnout oder andere Krankheitsfälle würden auch in Pfäffikon ernst genommen. «Wir wollen nicht einfach die Schraube anziehen, sondern cleverer arbeiten – dieser Mut zur Veränderung ist jedoch nicht allen gegeben.»
Überprüfung der Strukturen
Das Projekt, das bereits im Frühling im Rahmen der Legislaturziele vom Gemeinderat gutgeheissen wurde, ist auf fünf Jahre ausgelegt. Laut Lehmann genügend Zeit, damit sich auch Kritiker wie etwa ältere Angestellte an die neuen Gegebenheiten gewöhnen können.
«Es geht dabei aber um mehr als nur eine gut funktionierende Verwaltung. Es geht um die Zukunft des Milizsystems. »
Hanspeter Thoma, Gemeindeschreiber
Parallel will der Gemeinderat die heutige Verwaltungsstruktur mit externer Hilfe überprüfen lassen, um allfälliges Verbesserungspotenzial bei Schnittstellen und Zuständigkeiten aufzudecken. Dabei gehe man nicht direkt von einem Stellenabbau aus. «Wenn aber Optimierungen möglich sind, die sich auf Arbeitspensen einzelner Mitarbeiter auswirken, schauen wir das natürlich an», sagt Gemeindeschreiber Thoma. Dann würde man sicher eine «mitarbeiterverträgliche» Lösung finden.
«Es geht dabei aber um mehr als nur eine gut funktionierende Verwaltung», fügt er hinzu. «Es geht um die Zukunft des Milizsystems. Ein politisches Amt ist nur attraktiv, wenn auch die Maschinerie dahinter funktioniert.» Gemeindepräsident Marco Hirzel fasst zusammen: «Es ist doch wie im Sport – wenn man noch besser werden will, muss man Gas geben, auch wenn die Muskeln schon brennen.»